Come gestire la propria attività in trasferta o in viaggio?

Come gestire la propria attività durante viaggi e trasferte di lavoro non è semplicissimo, ma alcuni pratici accorgimenti possono sicuramente semplificare la vita. Alcuni di questi sono legati a una pianificazione accurata di eventuali riunioni, altri su una corretta comunicazione con i collaboratori in sede. Altri ancora riguardano l’irrinunciabile supporto di un consulente fiscale e la scelta dei giusti strumenti di lavoro.

Attenzione alla comunicazione

Potrebbe sembrare banale ribadirlo, ma una corretta comunicazione all’interno di un’azienda, indipendentemente dal numero di collaboratori, è di fondamentale importanza. Senza canali di comunicazione realmente efficienti, piccoli errori possono tramutarsi in danni ingenti. Legata a doppia mandata con questa precauzione, troviamo una corretta pianificazione delle riunioni periodiche, altrettanto importante quando i viaggi e le trasferte di lavoro si protraggono a lungo.

Rispettare l’orario di lavoro

Un viaggio di lavoro potrebbe prevedere degli orari differenti da quelli del team, ma questo non significa che i collaboratori debbano cambiarli. Il consiglio è quello di mantenere orari regolari, cercando di far sovrapporre quelli delle riunioni o di qualsiasi altro incarico con quelli della maggior parte del team. Avere un programma davvero coerente offre la sicurezza che tutti sappiano quali siano i momenti per contattarsi, e di conseguenza evita ritardi nella comunicazione.

L’importanza di un assistente fiscale

In alcuni casi viaggi e trasferte di lavoro possono durare molto a lungo, e soprattutto nelle piccole realtà può accadere di perdere il “controllo” della situazione fiscale. Fortunatamente per (quasi) ogni problema esiste anche una soluzione, che in questo caso proviene da Fiscozen, una piattaforma di consulenza fiscale che offre soluzioni all in one economicamente accessibili.

Il servizio prevede ad esempio un consulente dedicato che può rispondere attraverso diversi canali. Tra le varie funzionalità disponibili, anche la possibilità di farsi preparare la dichiarazione dei redditi e di ottenere assistenza in merito a tutti gli adempimenti amministrativi dell’anno solare, così da essere sempre in regola.

Sfruttare la tecnologia

Internet negli ultimi anni ha portato moltissimi cambiamenti in tanti settori, alcuni “superflui”, altri di indubbia utilità. Oggi, infatti, è possibile colmare le distanze con smartphone e tablet, strumenti che consentono una perfetta continuità operativa. Questo significa che se si collabora con un team di lavoro, diventa di fondamentale importanza dotarlo degli strumenti giusti, sempre per mantenere la comunicazione corretta ed efficiente. Questo permette di:

• Promuovere il lavoro di squadra
• Migliorare il coordinamento interno
• Facilitare lo scambio di informazioni importanti
• Migliorare la comunicazione con i clienti

Una caratteristica fondamentale da considerare quando si sceglie uno strumento di comunicazione è la facilità d’uso in modo che i dipendenti non abbiano problemi a comprendere e gestire il proprio modo di lavorare.

La motivazione

In qualità di manager o proprietario, è fondamentale essere sempre responsabili delle prestazioni dei propri dipendenti. In altre parole, è necessario raggiungere la consapevolezza che il proprio comportamento influenzerà, nel bene e nel male, quello dei propri dipendenti. Se i collaboratori non sanno cosa fare e come adattarsi, o non conoscono le priorità del loro lavoro, la responsabilità è proprio del titolare. Con questi presupposti, è importante porsi alcune semplici domande, tra cui:

• “I miei collaboratori hanno un ufficio o uno spazio adatto al lavoro a distanza?”
• “i miei collaboratori hanno scrivania, una connessione internet, una stampante e tutti gli strumenti necessari?”

Nel caso non fosse stato ancora fatto, questo è il momento per iniziare a pensare alle condizioni affinché i collaboratori possano lavorare sia dall’ufficio che da remoto nel migliore dei modi, aumentando di conseguenza la produttività. In aggiunta a questi elementi basilari, ne troviamo anche altri legati alla motivazione dei dipendenti. È di fondamentale importanza ad esempio valorizzare le abilità di ogni singolo individuo, ma anche semplificare gli incarichi tramutandoli in singole attività prioritarie, semplici da monitorare anche a distanza per un viaggio di lavoro, e per cui è possibile mettere a punto delle statistiche.