Fattura Elettronica: Guida 2019 a Compilazione, Invio e Conservazione

La fattura elettronica è ormai obbligatoria per una gran parte delle imprese operanti in Italia. Sono esclusi dall’obbligo della fattura elettronica coloro che aderiscono al regime forfettario (l’ex regime dei minimi) e alcune specifiche categorie di lavoratori, oltre ovviamente a coloro che, pur operando all’interno del Paese non vi sono residenti.

Cos’è una fattura elettronica

Contrariamente a quanto alcuni credono, la fattura elettronica non è semplicemente un documento per la fatturazione in versione elettronica (poniamo ad esempio in formato .doc o .txt). Si tratta infatti di un documento molto specifico e particolare, introdotto in Italia già a partire dal 2015, anno nel quale è divenuto obbligatorio l’utilizzo della fattura elettronica in tutte le attività che coinvolgano la Pubblica Amministrazione.

Dal 1° gennaio 2019 tale tipo di documentazione è obbligatoria anche in qualsiasi altra relazione commerciale, salvo nei casi di esenzione stabiliti dalla legge. Comunque è bene comprendere che chi ad oggi non rientra nell’obbligo della fatturazione elettronica può comunque scegliere di utilizzare questo tipo di documento.

Nello specifico la fattura elettronica è un documento in formato .xml, che deve seguire specifici canali per quanto riguarda l’invio al cliente. In pratica dopo aver compilato una fattura elettronica la si deve inviare attraverso il Sistema di Interscambio, messo a disposizione da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Fattura elettronica 2019: a cosa serve

Le motivazioni che hanno portato all’esigenza, e in seguito all’obbligo, di utilizzare la fatturazione elettronica riguardano da vicino la necessità di controllo più preciso di qualsiasi genere di attività commerciale da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Grazie all’utilizzo di questo tipo di documento oggi tale ente è in grado di monitorare le attività di qualsiasi azienda che lo utilizzi, verificando le fatture emesse, i clienti cui sono state inviate, l’avvenuto o meno pagamento degli importi dovuti.

Grazie a questo monitoraggio per le aziende che usano la fattura elettronica diviene praticamente impossibile non indicare gli importi percepiti, ovviamente nel caso siano stati fatturati.

Le aziende che già da tempo utilizzano questo metodo di fatturazione possono godere anche di particolari servizi da parte dell’Agenzia delle Entrate, tra cui la possibilità di ottenere rimborsi in tempi più rapidi rispetto a quelli canonici.

Fattura elettronica PA (Pubblica Amministrazione)

La fatturazione nei confronti della Pubblica Amministrazione avviene in modo elettronica dal 31 marzo 2015. Sono quindi già passati alcuni anni da quando una buona percentuale di aziende italiane si sono viste obbligate all’utilizzo di tale formato per i documenti di fatturazione. Per quanto riguarda le fatture alla pubblica amministrazione,inoltre, per legge su di esse deve essere apposta la firma digitale.

Come compilare la fattura elettronica

Per la compilazione della fattura elettronica è necessario ad oggi utilizzare appositi sistemi. In pratica serve avere a disposizione uno specifico software, oppure utilizzare uno dei tanti servizi presenti in rete, che sfruttano il “Cloud”  e che quindi non costringono ad installare nulla sul proprio sistema informatico. Con il termine cloud computing, in informatica, si fa riferimento ad un paradigma innovativo di erogazione di servizi che vengono offerti on demand da un fornitore (i più noti sono Google, Amazon, Microsoft ma oggi ce ne sono migliaia) verso un cliente finale. Il tutto avviene attraverso internet e garantisce servizi come l’archiviazione e il backup (si pensi a Dropbox), l’elaborazione (ad esempio il rendering in 3d tramite render farm) e moltissimo altro.

Il documento ha il vantaggio di avere già dei modelli predefiniti a disposizione, nei quali è sufficiente inserire i dati richiesti. La stessa Agenzia delle Entrate propone specifici software per la Fattura elettronica, disponibili sul sito dell’ente a titolo completamente gratuito.

Arrivando all’atto pratico della compilazione della fattura in formato .xml è necessario indicare il numero della fattura (che in realtà viene auto generato dal sistema non appena si comincia ad inserire una Nuova Fattura) e il destinatario (mediante, ad esempio, il codice identificativo SDI). Con il numero della fattura il sistema inserisce anche la data del giorno in cui si compila il documento.

Ossia l’azienda o il cliente privato a cui sarà consegnato il documento. Per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione è sufficiente inserire la Ragione sociale dell’azienda pubblica, i cui dati sono già precaricati nei sistemi per la compilazione della fattura. Per tutte le altre situazioni si dovranno inserire dati quali la Partita IVA, o il codice fiscale.
I dati a questa voce possono essere memorizzati nel programma utilizzato, in modo da avere un database di tutti i clienti, cosa che permette nel tempo una più rapida compilazione del documento.

Ulteriori informazioni in fattura

Oltre alle informazioni sopra descritte, nella fattura si deve indicare anche la descrizione del prodotto venduto al cliente, l’importo e l’IVA. Nel caso in cui l’IVA sia assente, o agevolata, è necessario indicare i codici IVA per la fattura elettronica, che vanno precisati considerando il caso specifico.

In seguito si possono aggiungere altre righe, fino in teoria all’infinito, indicando ulteriori prodotti e servizi forniti al singolo cliente.

Vi è la possibilità di inserire anche il codice Cig/Cup, da conoscere nel caso in cui la fattura sia da inviare alla pubblica amministrazione. Inoltre sono inseribili in fattura anche eventuali arrotondamenti, l’eventuale pagamento dell’importa di bollo o altri tipi di dati gestionali.

Una volta completato il documento non lo si deve inviare direttamente al cliente indicato all’interno di esso, ma si deve sfruttare il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Per le aziende in sostanza non cambia molto, a parte il metodo di compilazione e la necessità di utilizzare il Sistema di Interscambio al posto di altri canali un tempo sfruttati per l’invio delle fatture, come ad esempio la posta elettronica o quella tradizionale.

Tempistiche: quando inviare la fattura elettronica

La fattura elettronica per un qualsiasi servizio o prodotto va emessa entro 5 giorni dal momento in cui tale servizio o prodotto viene ceduto al cliente. Visto però che per tutto il 2019 l’Agenzia delle Entrate considera il sistema ancora in fase di avvio, le aziende hanno a disposizione più tempo per la produzione del documento.
Fino a luglio 2019 infatti vige l’obbligo di trasmissione al SDI delle fatture entro il giorno di scadenza delle periodica liquidazione IVA, quindi mensilmente o trimestralmente a seconda delle scelte della singola realtà.

A partire dal 1° luglio 2019 le aziende hanno 10 giorni di tempo per predisporre ed inviare la fattura elettronica per ogni operazione svolta nel corso dell’attività lavorativa e commerciale.

In realtà con l’acquisizione della corretta dimestichezza, le fatture elettroniche potranno essere emesse entro le 24 ore dal momento dell’operazione commerciale.

Eventuali sanzioni

Per quanto riguarda la fatturazione elettronica vigono le medesime multe che riguardavano le precedenti modalità di produzione e invio di tali documenti.
Nello specifico però qualsiasi tipo di fattura inviata attraverso canali diversi dal Sistema di Interscambio e in formati differenti da XML sono da considerarsi non emesse, quindi passibili di sanzione.

Per tutto il 2019 le sanzioni non si applicano per le fatture inviate entro il termine di liquidazione dell’IVA, come abbiamo visto prima. Nel caso in cui il documento sia inviato entro la successiva liquidazione dell’IVA la sanzione viene ridotta a un quinto di quanto dovuto.

Inviare fatture elettroniche gratis

Esiste un generale fraintendimento per quanto riguarda la compilazione e l’invio di questo tipo di documenti. Molti professionisti e aziende infatti si sono visti richiedere ampie cifre di denaro da parte di aziende che offrono software per la fatturazione elettronica e commercialisti che si occupano di tale incombenza.

In realtà sono a disposizione di chiunque strumenti del tutto gratuiti per la compilazione delle fatture elettroniche. La stessa Agenzia delle Entrate propone un apposito software, che va semplicemente scaricato dal sito dell’ente.

Ovviamente conviene ricordare che spesso il costo dei software offerti comprende non solo il programma, ma anche lo spazio sul cloud per la conservazione delle fatture, che può essere considerato un servizio aggiuntivo particolarmente interessante.

Codice identificativo fattura elettronica: SDI

Come accennato sopra, all’interno della fattura elettronica, alla voce “destinatario” si deve inserire un codice alfanumerico di 7 cifre, detto codice identificativo o codice identificativo SDI (che sta per Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate).
Ogni azienda deve fornirsi di tale codice, richiedendolo all’Agenzia delle Entrate.

In particolare si tratta del codice attraverso cui il sistema di intercambio è in grado di trovare più rapidamente il destinatario cui inviare il documento.

Indicando il codice identificativo nell’apposito campo della fattura il software compila in automatico tutti i campi che riguardano il destinatario. Nel caso in cui il documento sia da inviare a qualcuno che non possiede un codice identificativo è possibile inserire alla voce destinatario il codice 0000000, ossia un campo vuoto.
In seguito si dovrà indicare un indirizzo PEC dell’azienda cliente, oppure lasciare tale campo vuoto nel caso in cui si tratti di un cliente privato.

Conservare le fatture elettroniche

Nel nostro Paese è obbligatorio conservare le fatture emesse e ricevute per 10 anni. Visto che fino a poco tempo fa la maggior parte delle fatture erano documenti fisici, lo Stato obbligava tutte le aziende a conservarne una copia cartacea.

Questo ha portato allo sviluppo di enormi archivi, entro cui erano, e sono ancora, presenti centinaia di documenti. In alcuni casi si tratta di archivi di dimensioni imponenti, si pensi ad esempio alle attività quotidiane di una grande azienda manifatturiera, che ogni giorno vende prodotti, acquista materie prime, ha contatti con altre imprese per servizi di vario genere.

Adottare la fatturazione elettronica permette di rendere molto più semplice e snella qualsiasi attività riguardo alla conservazione dei documenti, che oggi possono essere conservati in versione xml. Alcuni software per la compilazione di tali documenti effettuano anche, in modo del tutto automatico, la conservazione degli stessi sul cloud.
Questo a lungo andare porterà alla completa scomparsa degli archivi cartacei, portando non pochi vantaggi per le aziende di qualsiasi dimensione e tipologia.

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