Firma Digitale: Spiegazione, Come Funziona, Come Averla Gratis

La firma digitale è una particolare tipologia di firma elettronica che si può utilizzare per convalidare moduli e documenti, con un preciso valore legale, del tutto sovrapponibile a quello della tradizionale firma autografa.
Negli ultimi anni se ne sta sempre più diffondendo l’uso, in quanto consente di apporre la propria firma su un documento anche a distanza, eliminando quindi una serie di problematiche correlate alla spedizione di documenti di vario genere, o anche alla necessità di essere presenti di persona per apporre la propria firma su un modulo o un documento.

Perché una firma digitale sia valida deve poter consentire di mantenere tutte le caratteristiche della firma autografa; quindi deve essere associabile ad un singolo e specifico individuo (autenticità), non deve poter essere modificata (integrità), caratteristica che anche il documento deve possedere e deve avere uno stile del tutto originale (non ripudio), in modo che chi la utilizza non può ripudiarne l’uso in seguito.

Firma Digitale: Come funziona

Come funziona una firma autografa lo sappiamo tutti: ci rechiamo di persona, di fronte a testimoni, a firmare un modulo o un documento, con una calligrafia comprensibile e utilizzando il nostro nome e cognome per esteso e in forma completa.
Questo garantisce che a firmare siamo stati proprio noi, inoltre il documento cartaceo non potrà essere modificato nel tempo, visto che eventuali contraffazioni risulteranno del tutto visibili a occhio nudo sul foglio di carta su cui è apposta la nostra firma autografa.
Ma come si fa a ottenere le medesime caratteristiche con una firma in versione elettronica?
Esistono delle società che si occupano di verificare e confermare che la firma digitale abbia tutte le caratteristiche della firma autografa: autenticità, integrità e non ripudio.

Per fare in modo che la firma digitale abbia un valore legale vincolante è oggi necessario apporla attraverso dei dispositivi specifici, forniti e garantiti da apposite società. In sostanza si tratta di certificare una firma elettronica attraverso in sistema crittografico, che si basa su delle chiavi numeriche, affidate in parte al singolo soggetto, in parte all’azienda o Ente pubblico cui la firma è stata inviata.

Tramite questo tipo di sistema crittografico l’azienda che garantisce la firma può confermare che essa appartiene a un singolo soggetto, oltre a confermare che il documento su cui tale firma è stata apposta è integro e non sarà modificato nel corso del tempo.

La firma digitale per i privati cittadini

Ad oggi il singolo privato cittadino si può trovare occasionalmente a dover firmare in modo digitale un documento. Si pensi ad esempio ad un finanziamento richiesto online, o a una sottoscrizione di qualsivoglia genere che abbia un valore legale.
In questi casi esistono delle aziende che si occupano di garantire la singola firma digitale; per utilizzare tale servizio è sufficiente accedere al sito, inviare allo stesso una copia di un documento di identità e rilasciare alcune dichiarazioni vincolanti.
Se la firma ha un’utilità episodica questo tipo di servizio è particolarmente interessante e per altro in alcuni casi viene offerto a titolo completamente gratuito. Un caso particolare è rappresentato dalla firma su un contratto stipulato online, ad esempio per l’apertura di un conto corrente online, o per il pagamento rateizzato di prodotti acquistati su un sito internet.
In questi casi, come avviene ad esempio per i conti correnti ING, o per l’acquisto rateizzato utilizzando i servizi di Agos Ducato, il cliente non deve pagare il servizio di firma digitale, che sarà invece a carico dell’azienda che lo utilizza, ossia in un caso ING, nell’altro caso Agos, ma si comporta così anche Findomestic.
Quando si deve completare l’operazione di richiesta, del conto corrente o del finanziamento, il sito stesso su cui si sta agendo invita ad accedere ad un servizio di autenticazione per la firma digitale dei documenti.

In questi casi non si paga nulla, si ottiene un servizio gratuito, che però ha una durata minima, quindi sfruttabile solo per uno specifico e preciso documento.

La firma digitale per il professionista

Quando invece la firma digitale diviene necessaria per un certo numero di volte, conviene avere a disposizione una firma digitale univoca e riutilizzabile nel tempo. Tale firma viene fornita da alcune aziende, previo pagamento, attraverso l’utilizzo di dispositivi fisici, quali ad esempio smart card dotate di chip, chiavi o certificati.

In questi casi in pratica il singolo professionista, ma anche un privato cittadino, si rivolge ad una società che si occupa di fornirgli un dispositivo fisico, che contiene le chiavi crittografiche della sua firma digitale. Il dispositivo può essere una pennetta USB, una carta magnetica con microchip o comunque oggetti simili.
Sono diverse le aziende che offrono questo tipo di prodotto, a partire da Aruba fino a Poste Italiane; non serve avere una partita IVA per ottenere un dispositivo di firma digitale, è sufficiente fare richiesta sui siti sopra indicati, o su uno similare che offre tale tipologia di servizio.
I prodotti sono diversi tra loro, hanno una durata che dipende dal servizio selezionato, ma funzionano più o meno nel medesimo modo. Insieme alla card è possibile ottenere anche un lettore, da collegare ad un computer, in modo da utilizzare la propria firma digitale ogni volta in cui tale strumento sia necessario.
Aruba ad esempio ha un servizio molto valido e completo, con diverse opportunità a prezzi contenuti.
L’Agenzia delle Entrate pubblica una tabella con tutte le aziende accreditate per la fornitura di firme digitali e di firme elettroniche certificate, che viene aggiornata regolarmente.

Firma digitale e fattura elettronica

Chi è passato all’utilizzo delle fatture elettroniche si trova oggi a chiedersi se su tali documenti si debba apporre anche la firma digitale. In effetti dal 1° gennaio 2019 la legge prevede che la firma digitale sia presente su tutte le fatture elettroniche emesse in favore della Pubblica Amministrazione. Leggi anche: i codici in fattura elettronica

Per quanto riguarda invece le fatture tra privati la firma digitale è del tutto facoltativa, si può quindi decidere di apporla o meno a seconda di ciò che si preferisce.

Per poter utilizzare la firma digitale che si possiede per una fattura elettronica essa deve essere in uno specifico formato, che sia leggibile e gestibile da parte del Sistema di Interscambio. Nello specifico tale sistema “legge” solo due formati di firma digitale: CAdES-BES e XAdES-BES; per poter utilizzare la propria firma elettronica per tale scopo è quindi necessario verificare che sia nel formato corretto, oppure la fattura sarà inevitabilmente respinta da parte del sistema di Interscambio.

Esistono anche degli specifici codici di errore per quanto riguarda la firma digitale sulla fattura elettronica. Questi sono:

00100: certificato di firma scaduto

00101: certificato revocato

00104: certificato della firma elettronica non affidabile

00107: certificato non valido

00103: firma digitale priva di riferimento temporale

00105: firma digitale con riferimento temporale non coerente

Visto che esiste il rischio di ottenere questo tipo di codici di errore, c’è chi ha deciso di apporre la firma digitale solo sulle fatture elettroniche emesse per la PA. Leggi anche: i Software per le fatture elettroniche

Si deve però considerare che la firma elettronica permette di assicurare l’autenticità e l’integrità del documento, non solo in fase di emissione, ma anche nel corso dei 10 anni in cui il documento dovrà essere conservato.
Per questo motivo converrebbe a molti dotarsi di firma digitale nel giusto formato, da utilizzare per qualsiasi fattura elettronica come sistema di controllo per l’autenticità e l’integrità dell’intero documento, che sia emesso a favore della pubblica amministrazione o di privati.

Firma Digitale a cosa serve

Secondo quanto prevede la legge: “La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente”.

Il motivo per cui è utile possedere una firma digitale è semplice da capire: ci risparmia di presentarci di persona per la firma di un documento, o anche di inviare dei documenti cartacei con firma autografa per posta. In tutti i casi in cui sia necessario firmare un contratto, un modulo di richiesta, la dichiarazione dei redditi, una richiesta per un finanziamento, avere a disposizione un dispositivo contenente la nostra firma digitale ci consente di effettuare tutte le suddette operazioni per via telematica, senza l’obbligo di stampare i documenti e di conservarli in tale formato per 10 anni. La firma digitale quindi permette anche di diminuire lo spazio occupato dagli archivi contenenti documenti e moduli di varie tipologie, fino ad oggi necessariamente in formato cartaceo.

Questo mantenendo alla nostra firma tutte le sue peculiarità, quindi l’autenticità, l’integrità e il non ripudio e il completo valore legale del documento firmato per via elettronica e non tramite firma autografa tradizionale.

Firma digitale gratis

In linea generale le aziende che offrono dispositivi per la conservazione di una firma digitale, da utilizzare come e quando si crede, richiedono anche il pagamento del servizio. Per altro spesso si tratta di una card con microchip, o comunque di un accessorio fisico per il quale è necessario pagare.

Si deve anche considerare che l’azienda si occupa non solo di fornirci l’accessorio fisico per la firma digitale, ma anche di conservare i certificati che rendono utilizzabile tale accessorio.

Negli ultimi anni però la necessità di apporre la firma digitale è sempre più diffusa, anche per alcuni soggetti che ne fanno solo un utilizzo episodico. Per questo motivo sono disponibili software e applicazioni che consentono di apporre la propria firma digitale una tantum su un documento, come ad esempio SmallPDF, uno strumento che permette di firmare documenti in formato PFD direttamente online e in pochi semplici passi.

Questo tipo di servizio è disponibile anche a titolo gratuito, in genere previa installazione di un software o di un’app, sul computer o sullo smartphone, oppure attraverso la creazione di un account personale sul sito della specifica azienda.

Per chi ha la necessità di firmare regolarmente con una versione digitale della propria firma autografa, la sicurezza e la semplicità delle firme digitali a pagamento è però ineguagliabile.

Firma digitale e CNS

Le aziende che offrono i servizi di firma digitale spesso associano la singola firma al CNS, carta nazionale dei servizi. Si tratta di uno strumento di identificazione elettronico che permette di accedere ai vari siti della pubblica amministrazione e di fruire dei servizi disponibili.

Collegando la Carta Nazionale dei Servizi alla propria Carta di Identità Elettronica permette la perfetta riconoscibilità del singolo cittadino anche quando opera attraverso reti informatiche.

Con questa carta, che è in genere effettivamente una card con microchip, è possibile identificarsi presso qualsiasi sito della Pubblica Amministrazione, quindi accedere a informazioni che riguardano il fisco, il Registro delle imprese, l’INPS, il tribunale.

Aziende come Aruba forniscono i certificati necessari per avere a disposizione la firma digitale in concomitanza con la CNS, in modo da avere a disposizione un singolo strumento che sia utile in diverse situazioni.

Come si richiede la firma digitale

Come abbiamo detto la firma digitale non è altro che un insieme di dati crittografati che permettono di stabilire univocamente che il firmatario di un documento digitale è una persona specifica, senza manomissioni di alcun genere e con un valore legale inequivocabile.

Chiunque può richiedere una firma digitale presso una qualsiasi delle aziende che forniscono questo tipo di servizio, sia essa Aruba, un istituto di credito abilitato o Poste Italiane. Per farlo è sufficiente accedere al sito dell’azienda scelta e cercare il prodotto “firma digitale” nel formato che si preferisce. Sarà poi necessario attivare un account sul sito, indicando i propri dati anagrafici. Solitamente questi siti richiedono l’invio di una copia digitale di un documento di identità e del codice fiscale.
Lo strumento firma digitale si acquista online e si ottiene tramite corriere direttamente a casa. Ogni volta in cui si dovrà accedere a una pagina che richieda un’autenticazione, come ad esempio avviene con alcuni portali della Pubblica Amministrazione, o si dovrà apporre una firma digitale ad un documento, si potrà utilizzare lo strumento in proprio possesso. Trattandosi di un oggetto fisico, quindi ad esempio di una pennetta USB, per utilizzarla è sufficiente inserirla nel computer sul quale si è effettuato l’accesso al sito che ci richiede la firma digitale.
Nel caso delle smart card è invece necessario avere a disposizione anche un lettore di card con porta USB, da collegare al computer.

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