Software Fattura Elettronica 2019: Quale Usare e Agenzia delle Entrate

Quale Software utilizzare per la fattura elettronica? Dal primo gennaio 2019 sono svariati i professionisti e le aziende che si devono confrontare con l’obbligo della fatturazione elettronica.

La fattura elettronica non è un semplice documento in formato digitale, ad esempio le fatture in .pdf che molte aziende utilizzano ormai da anni, ma per essere valida deve essere in uno specifico formato, .xml, e deve essere inviata attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Per compilare questo tipo di documenti è quindi necessario utilizzare appositi software, da installare sul computer aziendale, oppure piattaforme da utilizzare direttamente online.

Che software utilizzare

L’offerta di programmi per la fattura elettronica è ovviamente molto ampia; sono disponibili sia software a pagamento, sia proposte a titolo completamente gratuito. La scelta dipende dal numero di fatture prodotte, dalle caratteristiche della singola azienda, dalle necessità che si presentano nel corso del tempo.

Molte aziende si sono affidate da tempo ai software offerti dai commercialisti, che sembrano a molti un’ottima opportunità. In realtà sono molti i professionisti del settore che richiedono cifre elevate per la gestione della fatturazione elettronica, cosa che fa pensare al cliente che si tratti di gestire operazioni complesse e difficili da svolgere. In realtà, dopo un’ovvia fase di rodaggio, non è così difficile utilizzare i software per la fatturazione elettronica, l’importante sta nel comprendere come funzionano e nell’abituarsi ad utilizzarli correttamente e costantemente.

Il software fattura elettronica dell’agenzia entrate

Tra le varie proposte di programmi per la compilazione delle fatture elettroniche uno particolarmente interessante è quello offerto direttamente dall’Agenzia delle Entrate. A parte essere quello che segue in modo preciso le norme e gli aggiornamenti ad esse correlato, ha anche il vantaggio di essere disponibile gratuitamente.

Per ottenerlo è sufficiente accedere al sito dell’Agenzia delle Entrate e scaricare il programma, che va installato sul computer dell’azienda.

Ci sono prodotti più interessanti, anche tra i software per la fattura elettronica gratis, che consentono di utilizzare una piattaforma disponibile direttamente online. Questo permette di creare ed emettere una fattura senza la necessità di avere il programma installato sul computer che si sta utilizzando al momento. In pratica quindi lo si può fare da qualsiasi luogo, basta avere a disposizione una connessione a internet; alcune piattaforme sono accessibili anche da tablet o smartphone, cosa che rende la compilazione dei documenti ancora più pratica. Leggi anche: Guida alla Firma Digitale

Cosa fa un software per la fatturazione elettronica

Che si tratti di un software da installare sul proprio computer, o di una piattaforma che rimane sul cloud, questo tipo di programmi svolgono una o più funzioni, a seconda dei casi.

La principale riguarda ovviamente la compilazione delle fatture elettroniche e l’invio dei documenti in formato .xml. Alcuni software consentono ai propri clienti di creare un database personalizzato, in cui mantenere nel tempo i destinatari delle fatture. In molti casi a lungo andare un’ampia percentuale di destinatari delle fatture saranno presenti nel database, cosa che accelera in modo sensibile la compilazione di questo tipo di documento.

Sono disponibili anche piattaforme e software che permettono di conservare direttamente le fatture elettroniche ricevute e prodotte, senza dover creare un apposito archivio digitale.

Conviene infatti ricordare che, proprio come avviene per le fatture tradizionali, anche quelle elettroniche devono essere conservate per 10 anni, in formato digitale, in modo che non sia possibile manometterle o modificarle nel corso del tempo.
Occorre quindi avere a disposizione un software che svolga anche questo tipo di funzione; se non è integrata nel software di compilazione, sarà necessario approntare un apposito archivio.

Software fattura elettronica b2b

In linea generale le piattaforme e i software per la fatturazione elettronica sono disponibili per qualsiasi tipo di relazione commerciale posta in atto.

Questi programmi quindi sono in grado non solo di consentirci la compilazione di fatture verso altre aziende, ma anche di quelle verso i privati cittadini. In questi casi mancheranno alcuni dati, come ad esempio il codice identificativo del cliente o la partita IVA. Alla voce “destinatario”, quando si tratta di un privato, è possibile inserire il codice alfanumerico costituito da sette zeri (chiamato anche codice identificafito SDI), che sostituisce quello appositamente richiesto dalle aziende e dai professionisti. Per quanto riguarda invece l’iva, vanno inseriti gli appositi codici iva per la fattura elettronica.

Chi non ha l’obbligo della fatturazione elettronica

Ad oggi in Italia sono varie le categorie professionali che possono scegliere di non utilizzare le fatture elettroniche. Conviene però ricordare che potrebbero comunque ricevere delle fatture in formato .xml dai propri fornitori.
Per altro è bene considerare anche che nel lungo periodo le probabilità che tale tipo di fatturazione divenga obbligatoria per tutti è altamente probabile.

Per questo motivo l’Agenzia delle entrate consiglia anche a chi non ne ha l’obbligo di cominciare ad utilizzare i sistemi di compilazione delle fatture elettroniche. In questo modo quando tale obbligo dovesse divenire realtà non avranno alcun problema e non dovranno modificare alcunché della pratica quotidiana in azienda.

I soggetti esclusi dall’obbligo dell’utilizzo della fattura elettronica sono, prima di tutto, coloro che aderiscono ai regimi forfettari oggi disponibili; possono non utilizzarla gli agricoltori a regime speciale. Non è necessario produrre una fattura elettronica nel caso in cui il destinatario non sia residente in Italia.

Per tutto il 2019 gli operatori sanitario non possono emettere fatture elettroniche per le prestazioni per le quali sia necessario correlare l’attività alla Tessera Sanitaria del singolo cittadino.

Non sono soggette alla produzione di fatture in formato elettronico neppure le associazioni sportive dilettantistiche che rientrano nel regime forfettario che prevede ricavi annuo inferiori ai 65.000 euro.

Per i privati: visualizzare una fattura elettronica

Ovviamente la maggior parte dei privati cittadini non possiede un software per la compilazione di una fattura elettronica e neppure è iscritto alle piattaforme online che svolgono la medesima funzione. Questo significa che se si riceve una fattura in formato .xml non è così facile poterla leggere.

A tale scopo sono disponibili in rete dei software che consentono di convertire i documenti XML in una versione più facilmente leggibile dai comuni software posseduti dai privati, come ad esempio in formato .txt, .pdf o .doc.

Per quanto riguarda la conservazione di legge, che vale anche per i privati, si dovrà comunque mantenere per 10 anni una copia digitale della fattura elettronica ottenuta, nel formato originale.

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